Nos activités

Boris Pétermann – Responsable du département Médecine d’assurance

Si l’année 2020 a notamment été marquée par l’évolution structurelle du département, celle qui vient de s’écouler s’est particulièrement distinguée dans trois axes spécifiques.

Celui de la communication avec le corps médical tout d’abord. En maintenant une attention soutenue aux partenaires essentiels que sont les médecins traitants, une meilleure compréhension mutuelle est recherchée afin de mieux servir les intérêts des patient·e·s, respectivement des assuré·e·s. Diverses associations faîtières ont été approchées et de multiples formations sur les aspects essentiels de la médecine d’assurance ont été données. Un projet de portail numérique à l’attention des médecins traitants a été co-élaboré avec la Société Vaudoise de Médecine. Destiné à faciliter les interactions et à apporter des informations utiles, il entre actuellement dans la phase technique de sa conception.

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Ensuite, celui de la préparation à l’entrée en vigueur au 1er janvier 2022 du Développement continu de l’AI (DCAI). Mettant un fort accent sur les prestations destinées aux enfants et aux jeunes adultes, le DCAI a mené au renforcement des effectifs, tant sur le plan administratif que sur celui des pédiatres analysant les situations sur le plan médical. La révision en profondeur de la liste des infirmités congénitales prises en charge par l’AI a demandé une attention toute particulière. Toujours dans le cadre du DCAI, une grande importance a été accordée à l’information relative aux mesures de transparence en matière d’expertises médicales. Les spécialistes concerné·e·s ont ainsi pu anticiper les changements à venir, spécialistes dont le cercle a d’ailleurs pu être sensiblement élargi, grâce à la campagne menée en 2020.

Finalement, celui de la collaboration interne. Diverses méthodes de travail ont en effet été repensées afin d’optimiser les échanges entre les médecins du Service médical régional Suisse romande de l'assurance-invalidité et les personnes qui sollicitent leurs compétences, tant sous l’angle de la réadaptation que des autres prestations. Compte tenu des résultats obtenus, ces réflexions se poursuivent afin de continuer à améliorer la qualité du service apporté aux bénéficiaires.

L’année 2021 n’a pas toujours été simple dans le contexte sanitaire que nous avons connu. Les collaboratrices et collaborateurs du département ont su faire preuve, malgré ces conditions, d’un professionnalisme remarquable, ne perdant à aucun instant de vue les intérêts de la collectivité malgré des circonstances difficiles.

Marc Fontannaz – Responsable du département Prestations et Services spécifiques

Durant l’année 2021, les activités du département se sont majoritairement poursuivies à distance, compte tenu des mesures sanitaires en vigueur, en particulier la recommandation puis l’obligation de télétravail.

Grâce à l’investissement de chaque collaboratrice et collaborateur, nous avons réussi à maintenir des délais d’instruction aussi rapides que possible.

S’agissant des prestations d’allocation pour impotence, plus de 82% des bénéficiaires en âge AI ont, en effet, reçu une décision dans un délai de 12 mois. Quant aux bénéficiaires en âge AVS, plus de 92% l’ont reçue dans un délai de 8 mois.

Pour les prestations de moyens auxiliaires également, près de 70% des demandes ont été traitées en moins de 50 jours et 95% l’ont été dans un délai inférieur à 6 mois.

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Ces résultats réjouissants s’inscrivent pleinement dans notre vision 2024, la durée de traitement des situations étant une préoccupation constante de notre office dans l’intérêt de nos bénéficiaires.

En ce qui concerne le service Factures, notre guichet en ligne a continué de prendre de l’ampleur :

• 5 nouveaux formulaires y ont été ajoutés et il est désormais possible pour nos bénéficiaires d’utiliser une solution totalement numérique permettant de faciliter le remboursement de prestations liées à la contribution d’assistance, aux mesures médicales ainsi qu’aux moyens auxiliaires.
• En 2021, 3'522 nouveaux bénéficiaires ont utilisé notre guichet en ligne et le nombre de factures reçues sur la plateforme est en constante augmentation. Il s’agit donc désormais de la voie privilégiée par nos bénéficiaires, qui supplée l’envoi de formulaires papier en forte baisse.

Isabelle Honorez Erard – Directrice adjointe, Responsable du département Réadaptation

Développement et intensification de la collaboration avec les entreprises, tels ont été les maître-mots de l’activité du département Réadaptation en 2021.

Dans cette optique, le service Entreprises & Réinsertion a été renforcé, offrant davantage de partenariats aux employeurs. Le déploiement de ces ressources supplémentaires anticipe de la sorte le développement continu de l’AI et s’inscrit dans une volonté d’accroissement des contacts et des liens. Il dynamise ainsi le réseau d’information qui unit les différents professionnels et place le thème de la réadaptation au cœur des interactions.

De nombreux contacts ont été noués, tant avec des associations professionnelles, des employeurs, qu’avec des centres de formation, afin de développer des formations pratiques Andiamo dans des métiers d’avenir. La formation de « Digital assistant » illustre parfaitement cette volonté de proposer aux jeunes adultes, qui présentent des compétences pratiques, des formations leur permettant d’acquérir les bases d’un métier appelé à se développer.

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Toujours dans l’optique d’adapter notre prise en charge aux besoins des bénéficiaires, des sensibilisations à la thématique des troubles autistiques ont été mises sur pied à l’interne et auprès de nos prestataires de mesures. Une démarche similaire, en lien avec la population des personnes transgenres, a été proposée aux professionnel·le·s de la réadaptation.

La collaboration avec les prestataires de mesures a encore progressé suite à l’introduction d’un nouvel outil de gestion du catalogue des mesures proposées. De même, les préparatifs liés au Développement continu de l’AI se sont traduits par plusieurs séances d’information et des échanges réguliers, lesquels ont permis à chacun et chacune d’anticiper au mieux le futur cadre légal.

Parallèlement, l’année écoulée a permis au département de renforcer sa présence au sein des Unités communes des ORP – CSR. Le partenariat initié en 2020 avec l’UC du Jura-Nord-Vaudois a ainsi été étendu à celles de Lausanne et de Payerne.

Ce bref survol de 2021 ne serait complet sans évoquer la capacité d’adaptation des collaboratrices et des collaborateurs, qui ont su efficacement appréhender la diversité des contextes et des problématiques propres à chaque entreprise ou lieu de formation. Le tout au rythme toujours bien présent des mesures de lutte contre le COVID. Qu’ils et elles en soient ici remerciés.

Marc Siegenthaler – Responsable du département Prestations

L’année 2021 a vu le département Prestations s’agrandir avec le rattachement de deux nouveaux services : celui des Evaluations, dès le mois de janvier, puis le service Accueil, dès le mois de mai. Composé désormais de 5 services, le département réunit près de 100 personnes actives dans l’instruction et la prise de décisions concernant les prestations AI demandées. Sa structure évoluera encore au début de l’année 2022 ; il atteindra alors sa constitution définitive.

Durant l’année écoulée, nos activités se sont majoritairement poursuivies à distance en raison de la recommandation puis de l’obligation de télétravail, décidées par le Conseil fédéral. Grâce à l’engagement et à la flexibilité de nos collaboratrices et collaborateurs, couplés à la solidité de notre organisation, nous avons pu continuer à délivrer nos prestations dans des conditions optimales. Nos délais de traitement en matière de décisions de rentes se sont par exemple réduits de manière conséquente : 400 jours de traitement en médiane, soit une diminution de plus de 25% par rapport à l’année 2020 !

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En sus des préparatifs liés à l’entrée en vigueur du nouveau système de rentes linéaire dès le 1er janvier 2022, deux projets d’envergure se sont concrétisés au sein du département en 2021 : le lancement de notre Centrale d’informations et la création des équipes collaboratives au sein du service Rentes. Deux évolutions majeures visant à renforcer notre accessibilité, à favoriser l’accès à l’information et à rendre notre organisation plus collaborative, apprenante et agile, conformément à notre vision 2024.

Lancement de la Centrale d’informations

Dès le mois de mai 2021, le service Accueil est devenu une Centrale d’informations, renforçant ainsi l’accessibilité de l’office pour nos bénéficiaires. L’effectif du service est passé de 5 à 8 personnes, permettant de prendre en charge davantage d’appels de manière centralisée. Des formations spécifiques ont été mises sur pied pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs du service, afin d’augmenter leurs compétences et leur permettre de répondre en toute autonomie aux nombreuses questions posées sur les différentes prestations de l’AI. Les appels ne sont dès lors transférés à un·e spécialiste que si cela est nécessaire. Le service s’agrandira encore courant 2022, afin d’accroître le nombre d’appels gérés par la Centrale d’informations.

Création des équipes collaboratives

Depuis le printemps 2021, le service Rentes expérimente un nouveau mode d’organisation et de collaboration. La structure du service, qui compte 48 personnes, a été entièrement repensée et se compose désormais de plusieurs équipes collaboratives de maximum 10 personnes. Un management collaboratif, mis en place de manière progressive, vise à renforcer l’implication de chaque membre des équipes dans la gestion du service et ainsi à favoriser la prise d’initiatives et de décisions pour une délivrance optimale des prestations. Chaque équipe gère de manière autonome 7 activités comme par exemple, la gestion des absences de courte durée, l’organisation du travail, l’apprentissage ou encore le contrôle qualité. Chacune de ces activités est assumée par un·e membre de l’équipe, secondé·e par un·e suppléant·e, afin de garantir une implication forte de l’ensemble de l’équipe. Un bilan sera réalisé de manière collaborative avec l’ensemble du service durant le premier trimestre 2022, après une année de fonctionnement, et nous permettra d’apprendre collectivement de cette expérience et de procéder au besoin aux adaptations nécessaires.

Matthias Vanbergue – Responsable du Secrétariat général

Si l’année 2021 s’est majoritairement déroulée en télétravail, elle n’a toutefois pas été de tout repos pour les services du Secrétariat général. En effet, les collaboratrices et collaborateurs de l’intendance et de l’informatique ont profité de l’absence du personnel, du fait que nous étions pour l’essentiel en télétravail pour réorganiser l’affectation de nos locaux. Ce réaménagement a permis de mettre à disposition de nos conseillères et conseillers des espaces de rencontres spécialement conçus pour recevoir nos bénéficiaires.

La fin d’année 2021 a aussi été marquée par la migration de notre application métier, qui a nécessité un travail conséquent de la part de notre service Informatique. Ce challenge a été relevé avec succès en partenariat avec notre équipe de projet spécialement mise en place et notre prestataire informatique, GILAI.

Durant le 1er semestre, un audit de notre service Lutte contre la fraude, réalisé par l’Office fédéral des assurances sociales, a permis de mettre en avant son bon fonctionnement et la conformité de ses processus.

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Concernant le service Contentieux, nous sommes très satisfaits du taux d'admission particulièrement bas de recours en 1ère instance. Ce résultat est l’un des indices mettant en lumière le travail d’instruction rigoureux et précis nécessaire à l’établissement de décisions qualitatives.

Quant au service Communication, il a vu son effectif renforcé afin de gagner en autonomie dans la création de contenus multimédia. Désormais présent sur le réseau professionnel LinkedIn, notre office diffuse par ce canal des vidéos valorisant les prestations AI dans le but d’apporter une image plus positive de notre assurance.

Toujours dans un esprit d’ouverture et de communication, notre office a créé un Espace d’écoute et de conciliation à disposition de toute personne qui souhaite faire part de son insatisfaction quant aux services fournis par notre assurance, on vous en dit plus ici.